Votre équipe utilise Slack, Notion, HubSpot, GitHub, Figma et une dizaine d'autres outils. Vous payez pour 50 licences. Mais combien de collaborateurs se connectent réellement chaque semaine ?
La réponse, souvent, est déconcertante.
Le problème silencieux des licences fantômes
Une licence SaaS inutilisée, c'est une dépense invisible. Elle ne génère pas d'alerte, ne déclenche pas de notification. Elle se renouvelle automatiquement chaque mois, prélevée discrètement sur votre carte bancaire.
Selon les études récentes sur la gestion des dépenses logicielles, entre 25% et 40% des licences SaaS achetées par les entreprises ne sont pas utilisées activement. Pour une PME qui dépense 5 000€/mois en outils, cela représente entre 1 250€ et 2 000€ gaspillés chaque mois — soit jusqu'à 24 000€ par an.
Pourquoi ça arrive
L'offboarding incomplet — Un employé quitte l'entreprise. Son manager le retire de l'annuaire RH, récupère son ordinateur, désactive son badge. Mais sa licence Notion ? Son accès HubSpot ? Son compte Figma ? Ils restent actifs, facturés, inutilisés.
Les doublons d'outils — L'équipe Marketing utilise Notion. L'équipe Produit utilise Confluence. Les deux coexistent, chacun avec ses licences, sans que personne n'ait décidé de consolider.
Les licences de "au cas où" — "On prend 10 licences, au cas où on recrute." Trois mois plus tard, seules 6 sont utilisées. Les 4 autres tournent à vide.
Les changements de poste — Marie était développeuse, elle avait accès à GitHub Premium. Elle est passée au marketing. Son accès GitHub est toujours actif.
Comment calculer vos pertes
Voici une méthode simple pour estimer l'impact financier :
Étape 1 — Listez vos outils SaaS et leur coût mensuel par licence.
Étape 2 — Identifiez les licences inactives (dernière connexion > 30 jours).
Étape 3 — Calculez : Licences inactives × coût mensuel × 12 = pertes annuelles.
Pour une PME type avec Slack (45 licences), Notion (30), HubSpot (10), Figma (15), GitHub (20) — si 25% des licences sont inactives, c'est ~282€/mois soit 3 384€/an gaspillés. Et ce n'est qu'un exemple modeste. Les entreprises de 50 à 200 employés constatent souvent des économies de 5 000€ à 20 000€ par an après un audit sérieux.
Les secteurs les plus touchés
Les équipes Sales accumulent des outils de prospection, d'enrichissement de données, de séquences email. Le turnover élevé dans ces équipes amplifie le problème — chaque départ laisse des licences orphelines.
Les équipes Tech jonglent avec des outils de code, de monitoring, de collaboration. La prolifération est rapide, l'audit rare.
Les scale-ups en hypercroissance recrutent vite et provisionnent les accès en masse. Quand la croissance ralentit, les licences restent.
La solution : visibilité et automatisation
Il n'existe pas de solution miracle, mais deux leviers sont essentiels :
La visibilité en temps réel — Savoir exactement qui utilise quoi, quand, et depuis quand. Pas une fois par an lors d'un audit fastidieux — en permanence.
L'automatisation des offboardings — Chaque départ d'employé doit déclencher automatiquement la révocation de tous ses accès. Pas dans 3 semaines. Immédiatement.
Ce que vous pouvez faire dès aujourd'hui
- Exportez la liste de vos abonnements SaaS
- Croisez avec la liste de vos employés actifs — qui a quitté l'entreprise ces 6 derniers mois ?
- Révoquez manuellement les accès identifiés
- Mettez en place un process d'offboarding qui inclut systématiquement la révocation des accès